Decreto nº 8373/2014 instituiu o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial). O eSocial é um novo sistema de prestação de informações ao Governo Federal. É um novo sistema de registro de forma unificada, relativas aos trabalhadores, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS, que tem o objetivo de tornar os processos dentro das empresas mais transparentes e menos complicados.
As empresas terão que enviar periodicamente, em meio digital, as informações para a plataforma do eSocial.
Por meio desse canal, os empregadores passarão a comunicar ao Governo, de forma unificada, 15 obrigações:
• GFIP - Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
• CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT
• RAIS - Relação Anual de Informações Sociais.
• LRE - Livro de Registro de Empregados
• CAT - Comunicação de Acidente de Trabalho
• CD - Comunicação de Dispensa
• CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
• PPP - Perfil Profissiográfico Previdenciário
• DIRF - Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
• DCTF - Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
• QHT – Quadro de Horário de Trabalho
• MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais
• Folha de pagamento
• GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
• GPS – Guia da Previdência Social
As empresas foram divididas em quatro grupos – e cada um deles tem as suas obrigações específicas.
Conheça o cronograma de implantação do eSocial:
Os arquivos podem ser gerado de duas formas:
1. Pelo sistema Folha de Pagamento;
2. Inserindo as informações manualmente no portal do eSocial (doméstico e micro/pequena empresa).
Grupo 1
Empresas que tiveram faturamento acima de R$ 78 milhões em 2016. A partir do mês de julho, elas devem enviar para a Receita Federal a Substituição da GFIP para recolhimento de FGTS. A partir de julho o envio dos dados de segurança e de saúde do trabalhador. Confira quais são eles:
• S-1060: Tabela de Ambientes de Trabalho
• S-2210: Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT)
• S-2220: Monitoramento de Saúde do Trabalhador
• S-2221: Exame Toxicológico do Motorista Profissional
• S-2245: Treinamentos e Capacitações
Grupo 2
No segundo grupo foram incluídas as demais empresas que não fazem parte do primeiro grupo. Para a maioria das companhias, portanto, já no mês de janeiro passou a vigorar a obrigatoriedade de envio para o eSocial de todas as folhas de pagamento. Mais mudanças devem ser percebidas no mês de abril, quando um processo deve ser iniciado: a Substituição da GFIP para recolhimento de contribuições previdenciárias. Observe, portanto, os seguintes eventos:
• S-1200: Remuneração do Trabalhador
• S-1202: Remuneração do servidor vinculado a Regime Próprio de Previdência Social (RPPS)
• S-1210: Pagamento de Rendimento do Trabalho
• S-1250: Aquisição de Produção Rural
• S-1260: Comercialização da Produção Rural Pessoa Física
• S-1280: Informações Complementares aos Eventos Periódicos
• S-1298: Reabertura dos Eventos Periódicos
• S-1299: Fechamento dos Eventos Periódicos
• S-1300: Contribuição Sindical Patronal
• S-5001: Informações das contribuições sociais por trabalhador (antes do fechamento da folha)
• S-5002: Imposto de Renda Retido na Fonte (antes do fechamento da folha)
• S-5011: Informações das contribuições sociais consolidadas por contribuinte (após fechamento da folha)
• S-5012: Informações do IRRF consolidadas por contribuinte (após fechamento da folha)
Grupo 3
No terceiro grupo empregadores pessoa física, empresas optantes pelo Simples Nacional, produtores rurais pessoa física e entidades sem fins lucrativos. Para eles, há muitas novidades em 2019. Isso porque as empresas desse grupo começarão a cumprir quase todas as fases das obrigações do eSocial neste ano – algo que para os demais grupos vem sendo implantado desde 2018.
Em janeiro teve início a obrigatoriedade de envio dos cadastros do empregador e das tabelas. Em abril de 2019 será o momento de enviar os dados dos trabalhadores e vínculos (os chamados “eventos não-periódicos”). Já em julho de 2019 passa a ser obrigatório o envio das folhas de pagamento. Por fim, em outubro de 2019, essas empresas terão que enviar a Substituição da GFIP para recolhimento de FGTS e a Substituição da GFIP para recolhimento de contribuições previdenciárias. Veja quais itens requerem atenção:
Fase 1:
• S-1000: Informações do Empregador/Contribuinte
• S-1005: Tabela de Estabelecimentos, Obras ou Unidades de Órgãos Públicos
• S-1010: Tabela de Rubricas
• S-1020: Tabela de Lotações Tributárias
• S-1030: Tabela de Cargos/Empregos Públicos
• S-1035: Tabela de Carreiras Públicas
• S-1040: Tabela de Funções e Cargos em Comissão
• S-1050: Tabela de Horários/Turnos de Trabalho
• S-1070: Tabela de Processos Administrativos/Judiciais
• S-1080: Tabela de Operadores Portuários
Fase 2:
• S-2190: Admissão de Trabalhador – Registro Preliminar
• S-2200: Cadastramento Inicial do Vínculo/Ingresso do Trabalhador
• S-2205: Alteração de Dados Cadastrais do Trabalhador
• S-2206: Alteração de Contrato de Trabalho
• S-2230: Afastamento Temporário
• S-2250: Aviso Prévio
• S-2260: Convocação para Trabalho Intermitente
• S-2298: Reintegração
• S-2299: Desligamento
• S-2300: Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Início
• S-2306: Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Alteração Contratual
• S-2399: Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Término
• S-2400: Cadastramento de Benefícios Previdenciários (RPPS)
• S-2300: Exclusão de eventos
Grupo 4
Fechando a lista temos o quarto grupo, composto por órgãos públicos e organizações internacionais. Para eles não há novidades sendo implantadas em 2019, mas em 2020 começam a valer todas as obrigações listadas para os demais grupos. Portanto, ainda que não seja uma urgência, é importante que essas entidades comecem a se preparar desde já.